Người nước ngoài ở Việt Nam, kể cả chỉ vài đêm, đều phải được khai báo tạm trú qua nơi họ ở. Nghĩa vụ khai báo thuộc về cơ sở lưu trú: khách sạn, căn hộ dịch vụ, hoặc chủ nhà cho thuê. Ở Thảo Điền, phần lớn trường hợp là chủ căn hộ, biệt thự, nhà phố khai báo với công an phường An Khánh, trực tiếp hoặc qua kênh trực tuyến.
Người thuê không tự khai báo cho mình, nhưng phải đưa giấy tờ đầy đủ và kịp thời cho chủ nhà, và nên giữ một bằng chứng đã được khai báo. Chuyện này nghe như hình thức, cho đến khi bạn làm thẻ tạm trú, gia hạn thị thực, mở tài khoản ngân hàng hay bị kiểm tra hành chính — lúc đó, khai báo tạm trú là một trong những thứ đầu tiên được hỏi.
Bài này viết theo nguyên lý của luật nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam. Thời hạn khai báo, mẫu phiếu và kênh trực tuyến có thể được điều chỉnh; kiểm quy định hiện hành với công an phường trước khi áp dụng.
Vì sao người nước ngoài khác công dân Việt Nam ở chuyện tạm trú
Công dân Việt Nam đăng ký tạm trú theo Luật Cư trú: người ở tự đứng tên đăng ký, chủ nhà đồng ý cho ở. Người nước ngoài theo một luật khác, luật về nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài. Theo luật này, người nước ngoài không "đăng ký" tạm trú như công dân mà được "khai báo" tạm trú bởi nơi họ lưu trú. Cơ sở lưu trú hiểu rộng: khách sạn, nhà nghỉ, căn hộ dịch vụ, nhà riêng cho thuê, kể cả nhà của người thân nếu người nước ngoài ở lại.
Logic của cách làm này là quản lý theo nơi ở thực tế. Cơ quan công an biết người nước ngoài đang ở đâu, trong khoảng thời gian nào, dựa trên phiếu khai báo của chủ nơi ở. Vì vậy, khi người thuê chuyển nhà, khai báo cũ không theo họ sang nhà mới; chủ nhà mới phải khai lại.
Ở Thảo Điền, tỷ lệ nhà cho người nước ngoài thuê cao hơn hẳn mặt bằng chung thành phố. Nhiều chủ nhà là người Việt sống ở nơi khác, giao nhà cho người môi giới hoặc ban quản lý trông. Đây là chỗ hay sót: mọi người đều tưởng người kia đã khai báo. Hợp đồng thuê nên ghi rõ ai làm việc này.
Ai làm gì: chủ nhà, người thuê, ban quản lý
Bảng dưới phân vai theo nguyên lý; với căn hộ trong tòa nhà có ban quản lý, hai bên có thể thoả thuận để ban quản lý làm thay nếu được chủ nhà uỷ quyền:
| Bên | Việc phải làm | Giữ lại gì |
|---|---|---|
| Chủ nhà (cơ sở lưu trú) | Khai báo tạm trú cho người nước ngoài với công an phường trong thời hạn quy định | Bằng chứng đã khai báo, bản chụp giấy tờ khách |
| Người thuê nước ngoài | Đưa hộ chiếu, thị thực hoặc thẻ tạm trú cho chủ nhà ngay khi dọn vào; báo khi có thay đổi | Bản sao xác nhận khai báo nếu có |
| Người thân ở cùng (vợ, chồng, con) | Được khai báo như mọi người nước ngoài khác, mỗi người một lượt | Giấy tờ chứng minh quan hệ nếu cần cho thị thực |
| Ban quản lý, môi giới | Chỉ làm thay khi có uỷ quyền rõ ràng | Văn bản uỷ quyền |
| Người thuê lại (cho thuê lại) | Người cho thuê lại cũng là nơi lưu trú, phải khai báo | Đồng ý của chủ nhà gốc về việc cho thuê lại |
Chủ nhà nào cho người nước ngoài thuê lần đầu nên đến công an phường một lần để được hướng dẫn tài khoản khai báo trực tuyến; những lần sau làm trên mạng mất vài phút.
Khai báo trực tuyến: các bước chủ nhà thường đi qua
Công an đã có kênh khai báo tạm trú cho người nước ngoài qua mạng, dùng cho cả khách sạn lẫn nhà riêng. Trình tự chung như sau:
- Chủ nhà đăng ký tài khoản cơ sở lưu trú trên kênh khai báo của ngành công an; lần đầu có thể phải xác nhận thông tin với công an phường.
- Khi người nước ngoài dọn vào, chủ nhà nhập thông tin từ hộ chiếu: họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, loại và thời hạn thị thực hoặc thẻ tạm trú, ngày đến, dự kiến ngày đi.
- Đính kèm ảnh chụp trang thông tin hộ chiếu và trang thị thực nếu kênh yêu cầu.
- Gửi khai báo trong thời hạn quy định tính từ lúc khách đến ở; thời hạn này tính bằng giờ, không phải bằng ngày, nên đừng để đến cuối tuần.
- Lưu lại thông tin xác nhận đã gửi, chụp màn hình hoặc tải bản xác nhận để đưa người thuê một bản.
- Khi người thuê rời đi hẳn, hoặc gia hạn thị thực, đổi hộ chiếu, cập nhật lại theo hướng dẫn của kênh khai báo.
Nếu chủ nhà không rành công nghệ hoặc ở xa, có thể uỷ quyền cho người quản lý nhà làm, nhưng trách nhiệm pháp lý vẫn đứng tên chủ nhà. Bỏ sót khai báo là vi phạm hành chính về cư trú của người nước ngoài.
Phần của người thuê: những gì nên chủ động
Đưa giấy tờ ngay ngày dọn vào. Đừng chờ chủ nhà hỏi. Chụp sẵn trang thông tin hộ chiếu, trang thị thực hoặc hai mặt thẻ tạm trú, dấu nhập cảnh gần nhất, gửi cho chủ nhà kèm ngày giờ bạn chính thức ở.
Hỏi bằng chứng đã khai báo. Bạn cần nó khi làm thẻ tạm trú, gia hạn thị thực qua công ty, mở tài khoản ngân hàng hoặc khi cơ quan chức năng kiểm tra. Một bản chụp xác nhận là đủ để lưu.
Báo chủ nhà mỗi khi có thay đổi. Ra nước ngoài rồi nhập cảnh lại với thị thực mới, đổi hộ chiếu, có thêm người thân sang ở cùng, hay người thân về nước — đều nên báo để chủ nhà cập nhật.
Khách đến ở nhờ cũng phải được khai báo. Bạn bè, cha mẹ từ nước ngoài sang thăm và ngủ lại nhà bạn ở Thảo Điền là người nước ngoài lưu trú. Nhà bạn đang thuê thì phần khai báo vẫn qua chủ nhà; nói trước để chủ nhà sắp xếp.
Đọc điều khoản hợp đồng về tạm trú. Một hợp đồng thuê tốt ghi rõ ai khai báo, trong bao lâu, và chủ nhà đưa bằng chứng cho người thuê. Nếu hợp đồng im lặng, bổ sung một dòng trước khi ký.
Những tình huống hay sót ở Thảo Điền
Tình huống đầu tiên là thuê ngắn ngày qua nền tảng đặt phòng. Căn hộ cho thuê theo đêm cũng là cơ sở lưu trú; chủ nhà vẫn phải khai báo khách nước ngoài. Nhiều khu căn hộ ở Thảo Điền và An Phú có quy định nội bộ riêng về cho thuê ngắn ngày, có tòa không cho phép; người thuê theo đêm nên hỏi rõ để tránh bị chặn ở cổng.
Tình huống thứ hai là đổi nhà trong cùng khu. Gia đình người nước ngoài chuyển từ căn hộ sang biệt thự cách vài trăm mét, nghĩ rằng vẫn ở Thảo Điền nên không cần làm gì. Khai báo gắn với nơi ở, nên chủ nhà mới phải khai báo lại. Người có thẻ tạm trú thì còn cần hỏi việc báo thay đổi địa chỉ với cơ quan xuất nhập cảnh.
Tình huống thứ ba là người nước ngoài ở nhà người yêu, vợ hoặc chồng là người Việt. Nhà riêng của gia đình Việt vẫn là nơi lưu trú; chủ hộ khai báo cho người nước ngoài ở cùng. Thứ tư là người nước ngoài ra nước ngoài vài tuần rồi quay lại: lần nhập cảnh mới đi kèm thị thực hoặc dấu mới, nên khai báo cần cập nhật. Cả bốn trường hợp đều xử lý được trong vài phút nếu ai đó nhớ làm.
Khai báo tạm trú khác thẻ tạm trú ra sao
Hai cụm từ nghe giống nhau nhưng là hai việc khác hẳn. Khai báo tạm trú là thông báo nơi ở thực tế, do chủ nơi ở làm, áp dụng với mọi người nước ngoài từ khách du lịch đến người làm việc lâu năm. Thẻ tạm trú là một giấy tờ có giá trị thay thị thực, cấp cho một số diện người nước ngoài cư trú dài hạn như người lao động có giấy phép, nhà đầu tư, thân nhân đi kèm; người bảo lãnh nộp hồ sơ tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.
Có thẻ tạm trú rồi vẫn phải được khai báo tạm trú ở nơi ở. Ngược lại, được khai báo tạm trú không có nghĩa là bạn được ở lâu hơn thời hạn thị thực. Nhiều người mới đến Thảo Điền nhầm hai việc này, nghĩ rằng chủ nhà đã "làm tạm trú" nên không cần lo chuyện gia hạn thị thực. Thời hạn được ở Việt Nam do thị thực, giấy miễn thị thực hoặc thẻ tạm trú quyết định, không do phiếu khai báo.
Một bài riêng trên trang này giải thích thẻ tạm trú và thị thực theo nguyên lý; ở đây chỉ cần nhớ: khai báo là việc của chủ nhà mỗi lần bạn đổi chỗ ở, còn thị thực và thẻ là việc của bạn và người bảo lãnh, theo thời hạn ghi trên giấy.
Chủ nhà người Việt ở xa: tổ chức việc khai báo cho gọn
Không ít căn nhà cho thuê ở Thảo Điền thuộc về người đang sống ở quận khác, tỉnh khác hoặc ở nước ngoài. Họ ít khi có mặt khi khách dọn vào, và đây là lúc việc khai báo hay bị bỏ lửng. Cách gọn nhất là thiết lập một lần cho cả thời gian cho thuê: chủ nhà tự tạo tài khoản khai báo, uỷ quyền rõ cho một người tin cậy ở gần — người quản lý nhà, người thân hoặc ban quản lý tòa — và ghi trong hợp đồng ai là người liên hệ khi có thay đổi.
Một danh sách kiểm nhỏ giúp không sót việc: ngày khách dọn vào đã khai báo chưa; khách có thêm người thân sang ở cùng không; thị thực của khách hết hạn ngày nào để nhắc trước; khách có đi nước ngoài rồi quay lại với thị thực mới không; ngày khách trả nhà đã cập nhật chưa. Năm câu hỏi này lặp lại với mọi khách thuê và chiếm vài phút mỗi lần.
Chủ nhà cho người nước ngoài thuê còn có nghĩa vụ khác ngoài tạm trú: kê khai và nộp thuế đối với thu nhập cho thuê tài sản theo quy định, bảo đảm điều kiện an toàn phòng cháy cơ bản cho căn nhà, và tuân thủ nội quy của khu, tòa. Những việc đó thuộc cơ quan thuế và ban quản lý, không qua công an phường, nhưng nên lo cùng lúc để hồ sơ cho thuê sạch sẽ từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Người nước ngoài có tự khai báo tạm trú cho mình được không?
Theo nguyên lý của luật hiện hành, việc khai báo do cơ sở lưu trú thực hiện, tức chủ nhà, khách sạn hoặc người quản lý được uỷ quyền. Người thuê cung cấp giấy tờ và nên giữ bằng chứng đã được khai báo.
Chủ nhà không khai báo thì người thuê có bị phạt không?
Trách nhiệm khai báo thuộc chủ nhà, nên chủ nhà là bên vi phạm. Tuy vậy, người thuê có thể gặp phiền phức khi làm thẻ tạm trú hay gia hạn thị thực vì thiếu thông tin nơi ở. Nhắc chủ nhà sớm có lợi cho cả hai bên.
Thuê căn hộ theo đêm ở Thảo Điền có cần khai báo không?
Có. Căn hộ cho thuê ngắn ngày cũng là nơi lưu trú, chủ nhà phải khai báo khách nước ngoài. Ngoài ra, nhiều tòa nhà có nội quy riêng về cho thuê ngắn ngày, người thuê nên hỏi trước để tránh rắc rối ở cổng.
Đổi hộ chiếu mới thì có phải khai báo lại không?
Nên cập nhật. Thông tin khai báo gắn với số hộ chiếu và thị thực; khi đổi hộ chiếu hoặc chuyển thị thực sang hộ chiếu mới, báo chủ nhà để cập nhật, tránh lệch dữ liệu khi làm thủ tục khác.
Bố mẹ từ nước ngoài sang thăm ở lại nhà thì sao?
Họ là người nước ngoài lưu trú tại nơi bạn ở, nên phải được khai báo. Nếu nhà bạn đang thuê, báo chủ nhà để họ khai báo; nếu là nhà của bạn, bạn là chủ cơ sở lưu trú và tự khai báo.
Thời hạn khai báo tạm trú là bao lâu?
Luật quy định một thời hạn tính bằng giờ kể từ khi người nước ngoài đến ở, có ngoại lệ cho vùng xa. Ở Thảo Điền nên làm ngay trong ngày khách dọn vào và kiểm thời hạn cụ thể với công an phường An Khánh.