Cơ sở kinh doanh nhỏ ở Thảo Điền thường gặp ba loại nghĩa vụ chính: thuế giá trị gia tăng trên doanh thu bán hàng, dịch vụ; thuế thu nhập (thuế thu nhập cá nhân với hộ kinh doanh, thuế thu nhập doanh nghiệp với công ty); và nghĩa vụ hoá đơn, chứng từ. Cách tính và kỳ kê khai khác nhau giữa hộ kinh doanh và công ty, và đã thay đổi đáng kể trong những năm gần đây với hoá đơn điện tử, hoá đơn từ máy tính tiền và lộ trình bỏ thuế khoán.
Bài này giải thích nguyên lý, không nêu thuế suất, ngưỡng doanh thu hay mức phạt, vì các con số này được điều chỉnh theo từng văn bản. Hãy coi đây là bản đồ để hỏi đúng câu với kế toán và cơ quan thuế quản lý địa bàn. Với quán, cửa hàng có khách quốc tế, bài cũng nói tới vài tình huống riêng: phí dịch vụ, tiền tip, thanh toán thẻ quốc tế, khách cần hoá đơn công ty.
Hộ kinh doanh và công ty: nghĩa vụ thuế khác nhau thế nào
Bảng so sánh cấu trúc, không nêu mức thuế cụ thể:
| Khía cạnh | Hộ kinh doanh | Công ty nhỏ |
|---|---|---|
| Thuế giá trị gia tăng | Thường tính theo tỷ lệ trên doanh thu theo ngành | Phương pháp khấu trừ hoặc trực tiếp tuỳ điều kiện |
| Thuế thu nhập | Thuế thu nhập cá nhân theo tỷ lệ trên doanh thu | Thuế thu nhập doanh nghiệp trên lợi nhuận |
| Cách quản lý | Đang chuyển từ thuế khoán sang kê khai theo lộ trình | Kê khai theo tháng hoặc quý, quyết toán năm |
| Hoá đơn | Hoá đơn điện tử theo quy định, nhiều ngành bắt buộc dùng máy tính tiền kết nối cơ quan thuế | Hoá đơn điện tử, có thể từ máy tính tiền |
| Sổ sách | Sổ sách đơn giản theo quy định | Kế toán đầy đủ, báo cáo tài chính năm |
| Thuế với nhân viên | Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi trả lương thuộc diện | Như hộ, cộng bảo hiểm bắt buộc |
Chính sách với hộ kinh doanh đang thay đổi theo hướng bỏ thuế khoán, chuyển sang tự kê khai dựa trên doanh thu thực tế có hoá đơn. Hộ kinh doanh mới mở ở Thảo Điền nên hỏi cơ quan thuế quản lý về phương pháp áp dụng cho mình ngay từ đầu.
Hoá đơn điện tử và máy tính tiền: điều bắt buộc, không phải tuỳ chọn
Hoá đơn điện tử đã thay hoàn toàn hoá đơn giấy. Với các ngành bán lẻ, ăn uống, dịch vụ tiêu dùng trực tiếp, quy định hiện hành hướng tới việc dùng hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối truyền dữ liệu với cơ quan thuế, áp dụng cho cả doanh nghiệp và hộ kinh doanh thuộc diện. Mỗi giao dịch bán hàng được ghi nhận gần như tức thời, khác hẳn thời quán chỉ ghi sổ tay.
Đối với quán ở Thảo Điền, việc này có hai hệ quả. Thứ nhất, doanh thu thật được ghi nhận đầy đủ, nên kế hoạch tài chính phải tính thuế trên doanh thu thật ngay từ đầu, không còn khoảng xê dịch như thời thuế khoán. Thứ hai, hệ thống bán hàng phải chọn từ đầu cho tương thích: phần mềm bán hàng, máy in, kết nối hoá đơn điện tử. Đổi giữa chừng tốn kém và gây gián đoạn.
Khách là công ty — văn phòng gần đó đặt đồ ăn, công ty tổ chức tiệc — sẽ yêu cầu hoá đơn ghi tên, mã số thuế công ty. Nhân viên thu ngân cần biết quy trình lấy thông tin và xuất hoá đơn đúng, tránh xuất sai rồi phải điều chỉnh.
Những tình huống riêng ở quán có khách quốc tế
Phí dịch vụ. Nhiều nhà hàng ở Thảo Điền cộng phí dịch vụ vào hoá đơn. Phí này là một phần doanh thu, chịu thuế như doanh thu; ghi rõ trên thực đơn và hoá đơn. Cách phân phối phí dịch vụ cho nhân viên cần nhất quán, minh bạch và có chứng từ.
Tiền tip. Khách quốc tế quen để lại tiền tip. Tiền tip khách tự nguyện đưa cho nhân viên và cách quán thu gom, chia lại có hệ quả khác nhau về thuế thu nhập cá nhân của nhân viên; hỏi kế toán cách xử lý phù hợp.
Giá niêm yết. Giá niêm yết với người tiêu dùng cần thể hiện rõ đã gồm thuế giá trị gia tăng hay chưa, phí dịch vụ tính thế nào. Khách quốc tế thường phàn nàn khi tổng tiền cao hơn giá thực đơn mà không được báo trước.
Thanh toán thẻ quốc tế. Phí thanh toán thẻ là chi phí của quán; một số quán thu thêm phụ phí khi khách trả thẻ — cần thông báo rõ và tuân thủ quy định về thanh toán. Doanh thu qua thẻ, chuyển khoản đều được ghi nhận; tách bạch tài khoản kinh doanh với tài khoản cá nhân.
Ngoại tệ. Giao dịch mua bán hàng hoá, dịch vụ tại Việt Nam niêm yết và thanh toán bằng đồng Việt Nam, trừ trường hợp được phép. Đừng niêm yết giá bằng ngoại tệ hay nhận tiền mặt ngoại tệ của khách.
Lịch thuế một năm của công ty nhỏ: khung tham khảo
Mỗi công ty có lịch riêng theo phương pháp kê khai; khung dưới giúp hình dung nhịp công việc:
- Đầu năm: chuẩn bị quyết toán năm trước, rà sổ sách, hoá đơn, chi phí được trừ.
- Theo tháng hoặc quý: kê khai thuế giá trị gia tăng, khấu trừ và nộp thuế thu nhập cá nhân của nhân viên, tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định.
- Trong quý đầu năm: nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, quyết toán thuế thu nhập cá nhân, báo cáo tài chính năm trước theo thời hạn luật định.
- Hằng tháng: đóng bảo hiểm bắt buộc cho nhân viên thuộc diện.
- Khi có thay đổi: đăng ký thay đổi thông tin thuế, địa chỉ, người đại diện, phương pháp tính thuế.
- Cuối năm: kiểm hoá đơn đầu vào, đầu ra, kiểm kê tồn kho, chuẩn bị cho quyết toán.
Nộp chậm hồ sơ, nộp chậm tiền thuế phát sinh tiền chậm nộp và xử phạt hành chính. Đặt lịch nhắc và thuê kế toán dịch vụ là chi phí nhỏ so với rủi ro.
Hộ kinh doanh có lịch đơn giản hơn nhưng cũng có kỳ kê khai riêng theo phương pháp được áp dụng. Dù là hộ hay công ty, ghi ngày hạn chót của cả năm vào một lịch chung với kế toán, và giữ bản lưu hồ sơ đã nộp cùng thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.
Chi phí được trừ và chứng từ: nơi công ty nhỏ hay mất tiền
Thuế thu nhập doanh nghiệp tính trên lợi nhuận, tức doanh thu trừ chi phí được trừ. Chi phí chỉ được trừ khi thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động kinh doanh và có hoá đơn, chứng từ hợp lệ; khoản lớn thường phải thanh toán không dùng tiền mặt. Một quán mua rau ở chợ không có hoá đơn, trả tiền thuê nhà cho chủ cá nhân không có chứng từ, mua thiết bị cũ không có giấy tờ — tất cả là chi phí thật nhưng có thể không được trừ, khiến lợi nhuận tính thuế cao hơn lợi nhuận thật.
Với hàng nông sản mua trực tiếp từ người sản xuất, có cơ chế bảng kê thay hoá đơn theo quy định. Với tiền thuê nhà của chủ cá nhân, hợp đồng thuê và chứng từ chủ nhà đã kê khai thuế giúp chi phí được trừ. Hỏi kế toán ngay từ khi thiết lập quan hệ với nhà cung cấp, đừng để đến cuối năm mới gom.
Chi tiêu cá nhân của chủ — đi lại, ăn uống, học phí cho con — không phải chi phí của công ty, dù chủ dùng thẻ công ty để trả. Trộn lẫn là lỗi phổ biến ở công ty một chủ, dễ bị loại khi kiểm tra và có thể bị coi là thu nhập của chủ.
Hộ kinh doanh sau khi bỏ thuế khoán: chuẩn bị thế nào
Thuế khoán từng là cách quản lý chủ yếu với hộ kinh doanh: cơ quan thuế ấn định một mức doanh thu, hộ nộp theo mức đó. Lộ trình chuyển sang kê khai theo doanh thu thực tế, gắn với hoá đơn điện tử và máy tính tiền, thay đổi cách làm của hàng loạt quán nhỏ, tiệm dịch vụ ở Thảo Điền. Chi tiết thời điểm, đối tượng, phương pháp tính do văn bản hướng dẫn quy định; kiểm với cơ quan thuế quản lý.
Chuẩn bị gồm: dùng phần mềm bán hàng có xuất hoá đơn điện tử hoặc kết nối máy tính tiền; mở tài khoản ngân hàng đứng tên hộ kinh doanh cho thanh toán của khách; ghi sổ doanh thu, chi phí theo mẫu đơn giản; giữ chứng từ mua hàng. Hộ có doanh thu lớn, nhiều nhân viên có thể cân nhắc chuyển thành công ty nếu thấy hợp lý hơn.
Đừng coi việc này chỉ là gánh nặng. Doanh thu minh bạch giúp hộ kinh doanh vay vốn ngân hàng dễ hơn, ký hợp đồng với khách doanh nghiệp, tham gia nền tảng giao hàng, và khi cần bán lại cơ sở, có số liệu để định giá.
Một lưu ý cuối: các khoản thu không qua máy tính tiền, như khách chuyển khoản trực tiếp cho chủ, vẫn là doanh thu. Gom mọi kênh thu về cùng một sổ là cách tránh sai lệch khi đối chiếu.
Công ty có vốn nước ngoài: thêm vài nghĩa vụ riêng
Nhiều cơ sở kinh doanh ở Thảo Điền là công ty có vốn đầu tư nước ngoài với quy mô nhỏ. Ngoài các nghĩa vụ thuế như công ty trong nước, họ có thêm vài điểm cần lưu ý. Báo cáo tài chính năm của doanh nghiệp có vốn nước ngoài, theo quy định hiện hành, thường phải được kiểm toán độc lập; đây là chi phí cố định hằng năm cần đưa vào kế hoạch ngay từ đầu.
Lợi nhuận chuyển về cho nhà đầu tư nước ngoài phải qua tài khoản vốn đầu tư trực tiếp, sau khi công ty đã hoàn thành nghĩa vụ thuế của năm tài chính và không còn lỗ luỹ kế theo quy định; một số thủ tục thông báo với cơ quan thuế có thể áp dụng. Chuyển tiền cho chủ bằng cách khác — trả "phí tư vấn" cho công ty của chủ ở nước ngoài, trả lương cao bất thường — đều có thể bị xem xét về giao dịch liên kết.
Giao dịch với bên liên kết, như mua hàng từ công ty mẹ, trả phí bản quyền thương hiệu cho chủ ở nước ngoài, có nghĩa vụ kê khai và nguyên tắc giá thị trường riêng. Một quán nhượng quyền thương hiệu nước ngoài ở Thảo Điền, trả phí cho bên nhượng quyền, cũng cần chú ý khấu trừ thuế nhà thầu nước ngoài khi trả tiền ra nước ngoài. Đây là vùng nên có kế toán, tư vấn thuế chuyên về doanh nghiệp có vốn nước ngoài.
Câu hỏi thường gặp
Quán cà phê nhỏ ở Thảo Điền phải nộp những loại thuế gì?
Thường gồm thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập (thuế thu nhập cá nhân nếu là hộ kinh doanh, thuế thu nhập doanh nghiệp nếu là công ty), cùng nghĩa vụ hoá đơn, khấu trừ thuế cho nhân viên. Kiểm phương pháp cụ thể với cơ quan thuế quản lý.
Hộ kinh doanh có bắt buộc dùng hoá đơn điện tử không?
Quy định hiện hành hướng tới việc hộ kinh doanh thuộc diện, nhất là ngành bán lẻ, ăn uống, dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Hỏi cơ quan thuế quản lý để biết hộ của bạn thuộc diện và thời điểm nào.
Phí dịch vụ trên hoá đơn nhà hàng có chịu thuế không?
Phí dịch vụ là một phần doanh thu của nhà hàng và chịu thuế như doanh thu. Ghi rõ trên thực đơn và hoá đơn, và có cách phân phối minh bạch nếu chia cho nhân viên.
Có được niêm yết giá bằng đô la cho khách nước ngoài không?
Giao dịch mua bán hàng hoá, dịch vụ tại Việt Nam niêm yết và thanh toán bằng đồng Việt Nam, trừ trường hợp được phép. Có thể ghi thêm giá quy đổi tham khảo, nhưng thanh toán bằng đồng Việt Nam.
Mua nguyên liệu ở chợ không có hoá đơn thì có trừ chi phí được không?
Hàng nông sản mua trực tiếp của người sản xuất có thể lập bảng kê theo quy định. Các khoản khác không có chứng từ hợp lệ thường không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Hỏi kế toán cách làm từ đầu.
Công ty nhỏ có nên tự làm kế toán không?
Có thể nếu chủ có kiến thức và thời gian, nhưng phần lớn công ty nhỏ thuê kế toán dịch vụ để đúng hạn, đúng mẫu. Chi phí này nhỏ so với tiền chậm nộp, xử phạt và thời gian bỏ ra khi sai sót.