Cơ sở kinh doanh ở Thảo Điền cần một kiểu nhân sự đặc thù: người Việt giao tiếp được bằng tiếng Anh với khách quốc tế, và đôi khi chuyên gia, đầu bếp, giáo viên người nước ngoài. Với người Việt, nghĩa vụ của chủ là hợp đồng lao động bằng văn bản, bảo hiểm bắt buộc khi thuộc diện, lương và giờ làm theo Bộ luật Lao động. Với người nước ngoài, chủ phải giải trình nhu cầu, xin giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn, và bảo lãnh thị thực, thẻ tạm trú.
Bài này viết cho chủ quán, chủ cửa hàng, chủ công ty nhỏ — người tuyển, không phải người đi xin việc. Bài về giấy phép lao động trong danh mục thủ tục đã nói góc người lao động; ở đây là góc chủ sử dụng: phải làm gì, tính chi phí nào, và tránh những lỗi phổ biến của cơ sở nhỏ. Mức lương tối thiểu vùng, tỷ lệ đóng bảo hiểm, mức phạt không nêu ở đây vì thay đổi theo văn bản; kiểm quy định hiện hành.
Thị trường nhân sự song ngữ ở Thảo Điền
Nhân viên phục vụ, pha chế, bán hàng, lễ tân, giữ trẻ nói được tiếng Anh là nguồn nhân lực mà mọi cơ sở trong khu đều cần, và cạnh tranh với khách sạn, văn phòng ở trung tâm. Nguồn tuyển phổ biến là sinh viên các trường đại học ở khu Thủ Đức cũ, người trẻ đã từng làm ở khu du lịch, và người địa phương học ngoại ngữ. Nhiều cơ sở chấp nhận ứng viên tiếng Anh ở mức cơ bản rồi tự đào tạo thêm.
Đặc điểm của nhóm này: dịch chuyển nhanh, nhạy với môi trường làm việc và cách được đối xử, quan tâm cơ hội học hỏi. Quán trả lương cạnh tranh nhưng quản lý thô bạo khó giữ người; quán có lộ trình đào tạo, lịch làm việc rõ ràng, được tôn trọng thường giữ được người lâu hơn. Ở một khu mà khách quen nhận ra nhân viên, giữ người là giữ khách.
Với vị trí chuyên môn — bếp trưởng món nước ngoài, giáo viên bản ngữ, chuyên viên thiết kế — nguồn tuyển trong nước có thể hạn chế, và chủ cơ sở cân nhắc tuyển người nước ngoài. Đó là quyết định có chi phí và thủ tục riêng, nói ở phần sau.
Khi đăng tin tuyển, mô tả rõ mức tiếng Anh cần dùng trong việc thật — chào khách, giải thích thực đơn, xử lý phàn nàn — thay vì ghi chung chung "tiếng Anh tốt". Ứng viên tự đánh giá được mình, còn buổi phỏng vấn có một đoạn nhập vai với khách giúp chủ thấy ngay khả năng thực tế.
Hợp đồng lao động với người Việt: những điểm chủ nhỏ hay sót
Hợp đồng bằng văn bản. Bộ luật Lao động 2019 cho phép hợp đồng bằng lời nói chỉ với một số trường hợp ngắn hạn; còn lại phải bằng văn bản hoặc thông điệp dữ liệu điện tử theo quy định. Nhân viên toàn thời gian, bán thời gian lâu dài đều nên có hợp đồng viết.
Thử việc có giới hạn. Thời gian thử việc tối đa theo trình độ vị trí, chỉ thử việc một lần cho một công việc, và lương thử việc không thấp hơn tỷ lệ luật định so với lương chính thức. Ghi rõ trong hợp đồng thử việc hoặc điều khoản thử việc.
Bán thời gian vẫn là lao động. Sinh viên làm ca tối, cuối tuần vẫn là người lao động, có quyền về lương, giờ làm, an toàn. Thuộc diện bảo hiểm bắt buộc hay không tuỳ thời hạn hợp đồng và mức lương theo quy định hiện hành.
Giờ làm, làm thêm, ca đêm. Quán mở muộn cần tính giờ làm đêm và làm thêm giờ với đơn giá cao hơn theo luật, có giới hạn số giờ làm thêm. Lịch ca minh bạch giảm tranh chấp.
Nội quy lao động. Cơ sở sử dụng từ một số lượng lao động nhất định phải có nội quy bằng văn bản; dưới ngưỡng đó vẫn nên có quy định nội bộ về kỷ luật, tiền tip, phí dịch vụ, nghỉ phép để áp dụng công bằng.
Chi phí thật của một nhân viên, theo khoản
Khi lập kế hoạch tuyển, tính đủ các khoản ngoài lương ghi trên hợp đồng. Bảng liệt kê khoản, không nêu tỷ lệ:
| Khoản | Ghi chú |
|---|---|
| Lương theo hợp đồng | Không thấp hơn lương tối thiểu vùng; vùng của TP Hồ Chí Minh theo quy định hiện hành |
| Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp phần chủ đóng | Khi người lao động thuộc diện; tính trên mức lương đóng bảo hiểm |
| Kinh phí công đoàn | Theo quy định với doanh nghiệp, tổ chức thuộc diện |
| Làm thêm giờ, làm đêm, ngày lễ | Đơn giá cao hơn giờ thường theo luật |
| Nghỉ phép năm, nghỉ lễ, Tết có lương | Số ngày theo luật; tính người làm thay |
| Thưởng, tháng lương thứ 13 | Theo thoả thuận hoặc tập quán, không bắt buộc nếu không cam kết |
| Đồng phục, bữa ăn ca, đào tạo, khám sức khoẻ | Tuỳ chính sách; khám sức khoẻ là yêu cầu với nhân viên chế biến thực phẩm |
Chủ cơ sở mới mở hay tính nhân sự bằng lương nhân số người, rồi bất ngờ vì tổng chi phí cao hơn đáng kể. Tính đủ ngay từ kế hoạch giúp định giá món, giá dịch vụ hợp lý.
Khi nào cơ sở nhỏ được tuyển người nước ngoài
Theo Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động chỉ được tuyển người nước ngoài làm vị trí quản lý, điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật mà lao động Việt Nam chưa đáp ứng được theo nhu cầu sản xuất kinh doanh. Trước khi tuyển, phải giải trình hoặc báo cáo nhu cầu với cơ quan quản lý lao động theo thủ tục hiện hành. Vị trí phục vụ bàn, thu ngân, bán hàng phổ thông khó đáp ứng tiêu chí này.
Ví dụ quen thuộc ở Thảo Điền: nhà hàng món Âu cần bếp trưởng có kinh nghiệm món đó; trung tâm ngoại ngữ cần giáo viên bản ngữ có bằng cấp và chứng chỉ; công ty thiết kế cần giám đốc sáng tạo. Mỗi vị trí cần hồ sơ chứng minh trình độ, kinh nghiệm theo tiêu chí của diện tương ứng, đã hợp pháp hoá và dịch.
Chủ cơ sở cần chuẩn bị tinh thần: thời gian từ quyết định tuyển đến khi người nước ngoài làm việc hợp pháp có thể tính bằng tháng, phụ thuộc chủ yếu vào tốc độ chuẩn bị giấy tờ ở nước họ. Tuyển người đang có giấy phép ở công ty khác cũng phải xin giấy phép mới cho vị trí ở cơ sở bạn.
Thủ tục sử dụng lao động nước ngoài: phần việc của chủ
Phân việc rõ giữa chủ và người lao động giúp hồ sơ đi nhanh. Phần của chủ thường gồm:
- Xác định vị trí, mô tả công việc, lý do không tuyển được người Việt; giải trình hoặc báo cáo nhu cầu với cơ quan quản lý lao động khi thủ tục yêu cầu.
- Hướng dẫn ứng viên chuẩn bị giấy tờ cá nhân đúng loại: bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp, giấy khám sức khoẻ.
- Nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động, hoặc xác nhận không thuộc diện cấp, qua kênh hiện hành.
- Ký hợp đồng lao động bằng văn bản sau khi có giấy phép, đúng vị trí, thời hạn; gửi bản hợp đồng cho cơ quan quản lý nếu quy định yêu cầu.
- Bảo lãnh thị thực lao động hoặc thẻ tạm trú tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.
- Đăng ký mã số thuế cá nhân, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, đóng bảo hiểm bắt buộc khi người lao động thuộc diện.
- Theo dõi hạn giấy phép, thị thực, thẻ; báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng lao động nước ngoài theo quy định.
Chủ cơ sở nhỏ thường thuê đơn vị dịch vụ làm thủ tục. Dù vậy, trách nhiệm pháp lý vẫn thuộc về người sử dụng lao động; giữ bản sao mọi hồ sơ đã nộp.
Lỗi hay gặp của cơ sở nhỏ và cách tránh
Lỗi phổ biến nhất là để người nước ngoài "làm thử" vài tuần trước khi có giấy phép, hoặc nhận người đang ở Việt Nam bằng thị thực du lịch vào làm, hứa sẽ làm giấy sau. Đây là sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép, có thể dẫn tới xử phạt người sử dụng lao động và buộc xuất cảnh người lao động. Ở khu đông người nước ngoài như Thảo Điền, kiểm tra không hiếm.
Lỗi thứ hai là trả lương không qua hợp đồng, không khấu trừ thuế, không đóng bảo hiểm cho nhân viên Việt làm lâu năm. Khi có tranh chấp, nhân viên có quyền yêu cầu, và cơ sở phải truy đóng kèm tiền chậm đóng. Lỗi thứ ba là chia tiền tip, phí dịch vụ không minh bạch — nguồn gốc của nhiều mâu thuẫn trong quán.
Cách tránh không phức tạp: hợp đồng viết cho mọi người, bảng lương có chi tiết, quy định chia tiền tip và phí dịch vụ công khai, lịch theo dõi giấy tờ của người nước ngoài, và một kế toán dịch vụ lo phần bảo hiểm, thuế. Doanh nghiệp tìm đơn vị dịch vụ nhân sự, kế toán trên địa bàn có thể tra trong danh bạ doanh nghiệp của trang, rồi tự kiểm như với mọi đối tác.
Giữ người: đào tạo, lộ trình và cách quản lý
Ở Thảo Điền, chi phí tuyển và đào tạo lại một nhân viên song ngữ thường lớn hơn chủ cơ sở nghĩ: thời gian đăng tin, phỏng vấn, những tuần đầu nhân viên mới chưa quen khách, sai sót khiến khách không vui. Giảm tỷ lệ nghỉ việc vì thế là cách tiết kiệm chi phí trực tiếp nhất. Ba thứ giữ người hiệu quả hơn tăng lương đơn thuần là đào tạo có hệ thống, lộ trình lên vị trí cao hơn, và cách quản lý tôn trọng.
Đào tạo có hệ thống bắt đầu từ tài liệu: quy trình mở và đóng ca, cách pha chế từng món, cách xử lý khiếu nại, các câu tiếng Anh thường dùng với khách. Nhân viên mới học theo tài liệu và kèm người cũ vài ca. Lộ trình có thể đơn giản: phục vụ lên trưởng ca, trưởng ca lên quản lý; pha chế viên học thêm rang xay, làm bánh. Người trẻ ở lại khi thấy mình đang học được gì đó.
Quản lý tôn trọng nghĩa là lịch ca công bố trước, không gọi đi làm đột xuất mà không trả thêm, góp ý riêng chứ không mắng trước mặt khách, và lắng nghe khi nhân viên phản ánh về khách quá đáng. Ở một khu mà nhân viên giỏi có nhiều lời mời làm việc, môi trường làm việc là lợi thế cạnh tranh thật.
Câu hỏi thường gặp
Quán cà phê ở Thảo Điền có được tuyển người nước ngoài làm phục vụ không?
Rất khó. Luật chỉ cho tuyển người nước ngoài làm quản lý, điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật mà lao động Việt Nam chưa đáp ứng. Vị trí phục vụ phổ thông thường không đáp ứng tiêu chí này.
Nhân viên bán thời gian có cần hợp đồng lao động không?
Có. Người làm bán thời gian vẫn là người lao động; hợp đồng bằng văn bản giúp rõ giờ làm, lương, quyền lợi. Thuộc diện bảo hiểm bắt buộc hay không tuỳ thời hạn hợp đồng và mức lương theo quy định hiện hành.
Thử việc tối đa bao lâu, lương thử việc thế nào?
Thời gian thử việc tối đa tuỳ trình độ vị trí, chỉ thử việc một lần cho một công việc, lương thử việc không thấp hơn tỷ lệ luật định so với lương chính thức. Kiểm Bộ luật Lao động 2019 và văn bản hướng dẫn hiện hành.
Người nước ngoài có vợ Việt muốn làm ở quán có cần giấy phép lao động không?
Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và sống tại Việt Nam có thể thuộc diện không phải cấp giấy phép lao động, nhưng chủ cơ sở vẫn phải làm thủ tục xác nhận theo quy định trước khi người đó làm việc.
Tiền tip của khách chia cho nhân viên thế nào cho đúng?
Không có công thức bắt buộc, nhưng nên có quy định viết ra, công khai, áp dụng nhất quán, có ghi chép. Hỏi kế toán về hệ quả thuế thu nhập cá nhân của từng cách thu và chia.
Chi phí thật của một nhân viên gồm những gì?
Ngoài lương còn bảo hiểm phần chủ đóng khi thuộc diện, làm thêm giờ, nghỉ phép có lương, ngày lễ, thưởng theo cam kết, đồng phục, đào tạo, khám sức khoẻ. Tính đủ khi lập kế hoạch để định giá hợp lý.